Cách làm mục lục trong Word là thao tác cần thiết để tạo và định dạng văn bản, điều này giúp người dùng máy tính có thể nắm bắt được toàn bộ khung và nội dung mà tài liệu đó cung cấp cho người đọc.
Việc này tuy cần thiết nhưng không phải ai cũng biết, hãy để Điện Máy Thiên Hòa hướng dẫn các bạn về cách làm mục lục trong Word đơn giản và nhanh chóng nhất trong bài viết hôm nay nhé.
1. Lợi ích của làm mục lục trong Word
Cách làm mục lục trong Word làm cho người dùng có thể rút ngắn được thời gian soạn thảo và định dạng văn bản. Khả năng thuần thục và sự chuyên nghiệp.
Tạo cho văn bản trở về quy định quy chuẩn của hình thức báo cáo và các tài liệu liên quan.
2. Vì sao cần làm mục lục trong Word
Làm mục lục trong Word sẽ giúp để phân chia rõ từng nội từng phần rỏ ràng rành mạch làm dể thao tác thuận tiện trong việc sử dụng.
Làm mục lục trong Word sẽ cho ta thấy được toàn bộ nội dung đang soạn thảo.
Làm mục lục trong Word sẽ tạo được sự tinh tế và đẹp trong từng nội dung.
Làm mục lục trong Word sẽ làm như thế nhìn vào có thể dể hiểu hơn và nắm được mục chính và phụ.
3. Cách làm mục lục trong Word 2007, 2010, 2013, 2016
Hầu như tất cả các phiên bản Word từ 2007 đến 2016 ta có thể tạo mục lục tự động giống nhau.
Sau đây là một số thủ thuật mà Điện Máy Thiên Hoa chia sẻ cho bạn có thể làm mục lục tự động cho Word.
Lựa chọn nội dung mục lục
Muốn làm mục lục tự động chúng ta cần xác định được những mục chính và phụ, bạn cần sắp xếp theo thứ tự từ tiêu đề chính tiếp đến tiêu đề phụ.
Cách 1: Đánh dấu mục lục bằng lệnh Add Text của Table of Contents
Bước 1: Cần chọn nội dung có trong phần mục lục
Bước 2: Chọn Tab References-> Add text->Level
Tiêu đề chính thì ta nên chọn Level 1
Tiêu đề phụ thì ta chọn với nhiều level 2-3-4
Cách 2: Sử dụng Heading Style có sẵn trong Tab Home
Phần mềm Microsoft Word trong bảng mục lục cần phụ thuộc vào cách định dạng phong cách cho đề tài bạn chọn.
Bạn chọn sử dụng kiểu chữ Heading 1, Heading 2 và các kiểu chữ quy định của heading cho các mục đầu đề thì việc tạo ra một thư mục một cách dễ dàng rất là nhiều.
Bước 1: Đầu tiên đầu đề mà bạn muốn xuất hiện trong bảng mục lục. Bạn cần bôi đen toàn bộ sau đó chọn Home-> Style.
Bước 2: Bạn chọn Hear cho tương ứng với Heading 1, Heading 2.....
Nếu Bạn tìm không thấy style mà bạn muốn, bạn hãy chọn vào mũi tên mở rộng Quick Style Gallery
Nếu style bạn không muốn nó xuất hiện thì bạn thao tác click vào Save Selection as New Quick Style
Tạo bảng mục lục
Bước 1: Bạn chi chuột trỏ vào vị trí bạn muốn để mục lục. Không thì bạn chọn tổ hợp phím “Ctrl + Enter” để đến trang tiếp theo.
Bước 2: Mở Reference-> Table of contents và lựa chọn bảng mục lục theo ý muốn của bạn. Tại đó bạn phải lựa chọn mẫu mục lục đã có sẵn, Hoặc bạn tự tạo một cái theo ý muốn của mình.
Nếu bạn chọn mục có sẵn thì bạn lên website của office là office.com bạn tìm từ khóa ‘’More table of contents” để tìm theo mẫu.
Chọn mục lục theo sở thích của mình thì ở phần “Custom Table of contents” sẽ có 2 mục cho bạn chọn là Tab Leader và None
Format là định dạng kiểu mục lục mà bạn muốn tạo.
Bước 3: Sau khi tạo xong bảng mục lục, tiếp đến bạn tiến hành thực hiện các bước như sau.
Và cập nhật lại bảng bằng cách là click chuột phải vào nội dung vào chọn Update table đây là một điểm cần lưu ý trong Word sẽ quy định phần tài liệu có định dạng ở Heading 1 là đề mục lớn, còn heading 2, heading 3,..
Nhưng nếu bạn muốn đưa cả mục đề chính và mục đề phụ vào bảng mục lục. Bạn cần định dạng được mục đề trước sau đó chọn kiểu mục lục cho phù hợp là được.
4. Cách làm mục lục trong Word 2003 nhanh chóng nhất
Với phiên bản Word 2003, Là một phiên bản cũ so với hiện tại nên rất ít người sử dụng đến. Vậy nên để tạo ra mục lục cần chút khác biệt.
Bạn có thể tạo mục lục theo 2 cách như sau nhé, sử dụng khi soạn thảo văn bản và sử dụng tạo mục lục tổng hợp.
Cách 1: Cách này được sử dụng khi soạn thảo văn bản
Bước 1: Tạo Heading
Trước khi tạo bạn cần bôi đen đoạn văn bản muốn chọn để làm mục lục. tiếp đến chọn heading bằng việc nhấn tổ hợp phím”Alt+Ctrl+1/2/3”.
Theo trường hợp bạn muốn chọn style tùy chỉnh hay thao tác như sau Chọn Format-> Style and Formatting.
Bước 2: Để Mục lục hiển thị theo định dạng
Chọn insert-> Reference->index and Table-> Table of contents-> OK.
Cách 2: Sử dụng để tạo thư mục tổng hợp
Để áp dụng với văn bản có nội dung lớn như là Giáo trình, luận văn, và các công trình nghiên cứu ta nên thực hiện các bước như sau.
Bước 1: chọn view-> Outline-> Outline Level-> chọn level mà bạn muốn.
Bước 2: Bạn chọn văn bản hiển thị dạng outline thì bạn click chuột tại tiêu đề bạn muốn hiển thị. Cài đặt Level cho nó, cài đặt phần nội dung của tiêu đề là Body text.
Bước 3: Tiếp đến bạn cần cho ra menu văn bản. Click chuột vào trang bạn tạo mục lục tự động trong Word. Chọn References-> Table of Contents-> chọn mẫu bạn cần.
Bước 4: Chọn print layout/view-> Print layout để xem kết quả.
5. Bạn có thể thay đổi nội dung mục lục trong Word
Bạn muốn thêm hoặc bớt các heading. Cập nhật bởi mục lục như sau.
Áp dụng các heading
Click Tab References trong nhóm ribbon
Click Update Table có tùy chọn.
Update page numbers only: là khi sửa tên heading, thêm trang là cập nhật số trang vào cập nhật toàn bộ, nên bạn phải sửa tên các heading.
Khi chỉnh sửa văn bản đến thay đổi số trang thì cần cập nhật số trang.
6. Cách xóa mục lục trong Word
1. Chọn Tab References Trên Ribbon
2. Chọn Table of Contents
3. Chọn Remove Table of contents.
7. Các lỗi bạn có thể gặp trong quá trình làm mục lục trong Word
Tạo mục lục tự động nhưng không có chấm ở mục lục
Bạn vào cài đặt mục lục bằng cách sau: chọn vào Tab References-> Table of Contents-> Custom Table of Contents.
Tiếp đến Chọn Tab Leader-> OK.
Mục lục chỉ hiện 3 cấp (level)
Bạn làm như phần cài đặt lục lục như trên sau đó, trong phần Show levels, bạn chọn mục lục muốn hiện, tối đa là 9.
Một điều bạn cần lưu ý rằng bạn phải đánh dấu các heading đủ theo cấp đã chọn thì nó mới lên nhé.
8. Những lỗi thường gặp trong Word và cách khắc phục trong Word hiệu quả
Khi soạn thảo văn bản trong Word 2003, 2000. 2010, 2013 thì không thể không tránh khỏi những lỗi nhất là những bạn mới làm quen với Word.
Những lỗi này tương đối khá đơn giản, bạn có thể tham khảo những lỗi dưới đây và cách sửa chữa nhé.
- Khi đánh số trang lại xuất hiện chữ Page chứ không hiện ra số trang.
Bạn hãy khắc phục bằng cách vào: Menu Tools > Options > chọn thẻ View rồi hủy dấu kiểm ô Fiel codes > nhấn OK.
- Cách để bỏ đường viền bao quanh văn bản
Bạn hãy vào Menu Tools > Options > Chọn thẻ View rồi hủy dấu kiểm trong ô Text boundaries > nhấn OK.
- Khi bạn hết dòng hoặc nhấn enter xuống dòng thì xuất hiện các số thứ tự để đếm dòng
Bạn hãy khắc phục chúng bằng cách vào Menu File > Page setup > chọn thẻ Layout rồi nhấn nút Line Number..> bỏ dấu kiểm trong ô Add line numbering > chọn OK.
- Khi bạn nhấn phím Tab thì xuất hiện dấu mũi tên
Bạn hãy khắc phục bằng cách vào Menu Tools > Options > Chọn thẻ View rồi hủy dấu kiểm trong ô Tab Characters > nhấn Ok.
- Khi hình vẽ tay hay Textbox thì xuất hiện đường viền bao quanh rất khó thao tác.
Bạn hãy khắc phục bằng cách vào Menu Tools > Options > Chọn thẻ General rồi hủy dấu kín trong ô Automatic Create…> nhấn Ok.
- Khi nhấn phím Home hay End thì không thấy có tác dụng
Bạn hãy khắc phục bằng cách vào Menu Tools > Option > Chọn thẻ General rồi hủy dấu kiểm trong ô Navigation keys for Wordperfect users > nhấn OK.
- Trên văn bản có màu nền là xanh và chữ màu trắng
bạn có thể khắc phục bằng cách vào Menu Tools > Options > Chọn thẻ General rồi hủy dấu kiểm trong ô Blue background, white text > nhấn OK.
- Chèn hình vào văn bản nhưng bạn lại không thấy hình hiện lên
Bạn hãy khắc phục vấn đề trên bằng cách vào Menu Tools > Options > Chọn thẻ View rồi hủy dấu trong ô Picture Placeholders > nhấn Ok.
- Khi bạn in văn bản nhưng in từ cuối trang lên đầu
Nếu gặp phải tình trạng trên bạn hãy khắc phục bằng cách vào Menu Tools > Options > Chọn thẻ Pint rồi hủy dấu trong ô Reverse Print order > nhấn Ok.
- Khi bạn đánh chữ nhưng không thấy chữ và trên thước lại không thấy số
Bạn hãy khắc phục tình trạng trên bằng cách trên Desktop bạn hãy nhấn chuột phải chọn Properties > chọn thẻ Appearance > chọn tiếp mục Advanced rồi nhấn vào dòng chữ Mesage text và tại hộp Color bạn hãy chọn lại màu đen và nhấn Ok . bạn nhấn OK lại lần nữa nhé.
- Tắt khung bao quanh hình vẽ khi vẽ một đối tượng đồ họa vào văn bản
Đây đươc xem là một tính năng mới của MS Word, khi chúng ta vẽ một đối tượng đồ hòa như: Autoshape, Textbox vào văn bản thì MS sẽ tự tạo khung viền bao quanh vùng con trỏ soạn thảo đang đứng.
Khung viền này có tác dụng nhóm các đối tượng vẽ thành một khối thống nhất để khi chúng ta di chuyển, thay đổi thì cả nhóm đối tượng đồ họa sẽ đi theo nó thay thế cho việc chúng ta phải chọn những đối tượng đồ họa vào click phải chọn vào Grouping…
Một điều lưu ý đó là đôi khi khung hình đó xuất hiện không hợp lý và gây khó khăn cho chúng ta, để tạm thời tắt khung viền bạn hãy nhấn phím ESC.
- Hiện tượng chữ cách xa nhau khi gõ font Unicode
Lỗi này nó biểu hiện ở chỗ nhiều khi văn bản bạn soạn ra sẽ bị cách ra sau khi gõ dấu, dù chưa hề nhấn phím cách.
Để khắc phục tình trạng này, bạn hãy vào Tools > Options > Edit rồi bỏ dấu chọn dòng “Smart cut and paste” nhấn OK.
Trên đây là cách làm mục lục trong Word đơn giản và nhanh chóng nhất, hy vọng bài viết này sẽ giúp đỡ bạn khi bạn làm các mục lục nhé.
